最近、ある仕事を久しぶりにする事があり、手順を忘れている所が多いため以前に自分が作成した手順書を読んだらすんなりと手順を進める事ができました。
そんな事もあってか、やはり手順書を用意してよかったなと実感しました。今回は仕事の手順書を作成するポイントについて話そうと思います。
手順書の目的について
手順書がなくても作業する人間が内容を覚えていれば必要ないと思います。
しかし、作業する人が様々な業務をする必要があり、その作業について内容を覚えきれなかったり、その作業をする担当者が複数人いる、担当者が変更する事が頻繁にある場合、その作業が確実に行われるかが不透明です。
そういった状況下で作業の手順書を用意し、作業する人が事前に内容を確認する事で確実に同じ作業をして仕事の品質にバラつきが起こらない事を目的としています。
手順書作成のポイントについて
簡単な流れを書く
手順書作成の前に全体の流れを自分の中で整理して順序を立てると作成しやすいと思います。
大まかな流れの中に細かい内容をどんどん追加していくと充実した手順書が出来上がってきます。
短文かつ簡潔にする
簡潔に書いた方が分かりやすいからです。
また手順を確認する際は時間をかけずに行うのが望ましいので読むのに時間をかけないような手順書を作ろうとなると短文かつ簡潔なものになります。
また簡潔にすることで必要な情報が簡単に読み取ることができるからです。
以下の例二つを比べてみてください
例１
・治具にテストピースをセットして装置を起動して測定を開始する。
例２
・治具にテストピースをセットする。
・装置を起動する。
・測定を開始する。
後者の方が分かりやすく内容が頭に入ってくるかと思います。
このように短文かつ簡潔にすることで分かりやすい手順書が作れると思います。
必要に応じて図を入れる
文章だけだとやはり分かりにくい、伝えにくい内容があるかと思います。
特にモノづくりの現場では実物を相手している以上、その物の特徴を言葉で表現しても直感的に伝わらず読み手に理解してもらえない可能性が高いです。
そういう時は図を入れて補足しましょう。
私の場合はExcelやPowerPointで図を作成したり、実物があれば写真に撮ってそれを編集して使用します。
また写真については元データの容量が大きく、使用する画像の枚数が多いとデータを開くのに時間がかかったり、メールに添付して送れない事があるので圧縮して使用する事をお勧めします。
私はフリーソフトの「縮小くん。」を使っています。
他人が読んでも分かるような文章を意識して書く
自分だけの手順書であればいいのだが他人も読む可能性がある場合、意識したほうがいいと思います。
また手順書を作成したあとしばらくして自分が読む場合、その時点の自分と手順書を作成した自分とではある意味他人に近いと思うのでそういう意味では未来の自分が読んでも分かるような内容、文章を心がけて作るのがいいと思います。
できるのであれば他人に見てもらう
上記の内容に関連しますが、色々な人が読む資料であればだれが読んでも大方分かるような資料にする必要があります。
なので大体手順書が出来上がったら誰かに見てもらって内容を理解してもらえるか確認した方がいいと思います。
都度内容を確認し、不足している内容を更新する事
いざ手順書作成してからあとで追記しい内容が出てくると思います。
特に手順書を見ながら作業すると「この内容抜けているな、手順書に追加した方がいいな」といった事がよくありました。
そういった内容を追記、更新する事を積み重ね手順書の精度を高くする事で作業の精度向上、所要時間の削減にもつながるので内容の更新を是非お勧めします。
まとめ
紹介したポイントを基に作成すればより良い手順書が出来上がると思います。難しいテクニックではなく、簡単な事だと思いますので気軽に実践できるのではないかと思いますのでよろしければ参考にしてください。
